Lista och effektivisera arbetsdagen

Vi har alla olika dagar, vissa dagar är helt enkelt effektivare än andra. Det finns däremot några tips som hjälper oss att skapa bättre rutiner som effektiviserar vår arbetsdag. Genom att få in dessa rutiner kan vi därmed korta ner arbetstiden samtidigt som vi får mer gjort.

1. Planera arbetsdagen

Detta är A och O för att både bli mer effektiv och för att lugna hjärnan. Skriv en lista på vad du ska få gjort under dagen. Dela gärna upp större arbetsuppgifter till mindre stolpar, detta får uppgiften att inte kännas övermäktig samtidigt som du kan dela upp uppgiften på olika dagar.

Prioritera sedan uppgifterna. En nedskriven lista gör det lättare att prioritera samtidigt som du slipper komma ihåg allting i huvudet. Risken att du glömmer saker minskas.

Studier visar på att vi är som mest effektiva på förmiddagen, så ytterligare ett tips är att planera dagen utefter detta. Ta saker som kräver mer av dig på förmiddagen, och ”lättare” uppgifter på eftermiddagen.

Gör detta i ett anteckningsblock. Post-it-lappar som hänger över datorskärmen är ytterligare ett sätt att skapa stress för hjärnan. Allt eftersom du får saker gjorda får du nöjet att stryka över uppgiften i blocket.

2. En sak i taget

Varje gång vi blir avbrutna sägs det ta 20 minuter att återfå fokus. Är du mitt uppe i en uppgift är en idé att sätta telefonen på ljudlös samt tysta mailen, så att du inte blir störd.

Studier visar att vi har svårare att hålla fokus när vi arbetar hemifrån. Är man i en startup eller egen, är en idé att hyra in sig på kontorshotell för att ha en arbetsplats där fokus helt ligger på arbetet. Dessutom kan hemmet vara just hemma, och inte förknippas med jobb när du är ledig.

3. Pauser

Hjärnan orkar inte koncentrera sig en hel arbetsdag. Pauser är viktiga. Se till att röra på dig, få solljus samt ta mellanmål.

4. Överblickbar almanacka

En jobbalmanacka som lätt överblickar månaden skapar harmoni. Skriv in så fort du bokat in ett nytt möte eller får en ny uppgift. Uppgifter bör skrivas in med deadline. Större uppgifter bör delas in i stolpar fram till slutdatum, så att du lätt ser att du ligger med i tidsplaneringen.

5. Lista upp morgondagen

Det bästa sättet att avsluta dagen på är att påbörja morgondagens lista. Flytta över sådant du inte hunnit stryka över under dagen, uppgifter och sådant du kan göra om tid finns.

Genom att göra detta redan i slutet av dagen skapar du harmoni inombords, då du har allt nedskrivet och inte behöver spendera din lediga tid med att fundera över morgondagens jobb. Dessutom är listan redo att prioriteras till morgonen.

Genom att arbeta effektivare och få ur saker ur huvudet får vi mer tid över till annat. Även om det bara handlar om att hinna med några extra avsnitt av favoritserien.